KONSEP

    PERENCANAAN KOMUNIKASI DI TINJAU DARI ASPEK JURNALIS

Pengertian Perencanaan Komunikasi

Kegiatan komunikasi dapat dikatakan sama usianya dengan peradaban manusia. Disadari ataupun tidak disadari dalam menjalani kehidupannya manusia tidak dapat lepas dari komunikasi. Tingkat kebehasilan suatu komunikasi dapat terlihat dari tingkat pencapaian tujuan berkomunikasi. Semakin sesuai tujuan berkomunikasi tercapai maka suatu komunikasi dapat pula dikatakan berhasil dilaksanakan. Sebaliknya, jika tujuan berkomunikasi tidak tercapai maka komunikasi tersebut dapat dikatakan gagal.

Banyak contoh dari kegagalan sebuah komunikasi disekitar Anda, termasuk dalam pergaulan sehari-hari, perkuliahan, pengajaran, atau kegiatan demonstrasi. Anda mungkin sering merasa kesal jika kalimat yang Anda ucapkan tidak sesuai dengan apa yang diterima oleh teman Anda. Atau saat Anda melakukan kampanye pencalonan diri menjadi ketua sebuah organisasi dengan harapan akan terpilih, justru menjadi kegagalan dikarenakan visi misi yang Anda buat tidak sampai dengan baik ke teman-teman Anda.

Untuk meminimalkan tingkat kegagalan komunikasi, maka sebelum melakukan kegiatan penyampaian pesan, sebaiknya dibuatlah sebuah perencanaan komunikasi. Perencanaan komunikasi dalam rangka merancang dan melaksanakan program komunikasi amat diperlukan karena pada dasarnya yang menjadi kepentingan dari kegiatan ini adalah sesuatu yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk bisa memahami apa yang dimaksud dengan perencanaan komunikasi, ada baiknya kita memahami kata per kata dari perencanaan komunikasi. Diawali dengan mengkaji kata perencanaan, kemudian mengkaji kata komunikasi. Setelahnya keduanya jelas, barulah kita bisa mengartikan dengan lebih baik apa yang dimaksud dengan perencanaan komunikasi.

Perencanaan

Kajian tentang perencanaan tidak akan lepas dari manajemen. Hal ini menjadi logis dikarenakan perencanaan merupakan bagian pertama dan utama dari manajemen. Seperti yang dicetuskan Henry Fayol sebagaimana dikutip dalam Totok Djuroto (2004: 96). “Manajemen adalah proses menginterpretasikan, mengkoordinasikan sumber daya, sumber dana, dan sumber-sumber lainnya untuk mencapai tujuan dan sasaran melalui tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dan penilaian”. Henry Fayol juga meringkas 4 fungsi manajemen, yaitu Planning, Organizing, Acting, dan Controlling atau sering disingkat dengan POAC.

Pada perkembangan selanjutnya, fungsi manajemen yang dicetuskan oleh Henry dikembangkan lebih lanjut oleh Luther Gullick menjadi POSDCORB (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, dan  Budgeting). Sama halnya dengan Henry, Luther juga menempatkan perencanaan (planning) sebagai fungsi yang pertama dan yang paling utama. Sehingga tidaklah salah jika beberapa pakar manajemen mengatakan bahwa apabila perencanaan telah selesai dan dilakukan dengan benar , maka sebagian besar pekerjaan telah selesai dilaksanakan.

Perencanaan memang memiliki makna yang sangat rumit. Pasalnya, perencanaan dapat didefinisikan menjadi beraneka ragam tergantung pada latar belakang apa yang mendasari pemikiran orang yang membuat definisi akan perencanaan itu sendiri.

Untuk membantu Anda dalam memahami dan mendefinisikan kembali apa itu perencanaan, dari beberapa definisi yang terungkap di atas, setidaknya ada beberapa hal yang bisa dijadikan pegangan dalam memahami perencanaan.

• berhubungan dengan masa depan
• seperangkat kegiatan
• proses yang sistematis
• memiliki hasil atau tujuan tertentu

Sementara, Zulkarnaen dkk (1994:4) menambahkan beberapa hal penting dari sebuah perencanaan atau membuat rencana, yaitu:

• problem solving oriented
• berpatokan pada tujuan
• mencerminkan optimisme
• menggambarkan langkah yang deskriptif (tidak samar)

Dari beberapa hal penting yang terungkap diatas, Perencanaan atau membuat rencana dapat diartikan sebagai proses penyusunan seperangkat kegiatan secara sistematis, optimis, dan tidak samar untuk memecahkan suatu masalah dan mencapai suatu tujuan di masa yang akan datang.

Berkaitan dengan materi mengenai perencanaan maka pendapat Harold D Lasswell dalam bukunya ”The Communiction of Ideas” kiranya yang paling tepat kita bahas. Lasswell, seperti yang dikutip Onong Uchjana Effendy (2003:301-302) menyatakan bahwa cara yang terbaik dalam menerangkan kegiatan komunikasi ialah menjawab pertanyaan ”Who Says What Which Channel To Whom With What Effect?”.

Untuk mantapnya, segala sesuatunya menurut Lasswell harus dipertautkan dengan komponen-komponen yang merupakan jawaban pertanyaan dalam rumus Lasswell tersebut.

• Who (Siapakah komunikatornya?)
• Says What (Pesan apa yang dinyatakannya?)
• In Which Channel (Media apa yang digunakannya?)
• To Whom (Siapa komunikannya?)
• With What Effect (Efek apa yang diharapkan?)

Pertanyaan ”efek apa yang diharapkan” dalam rumus Lasswell jika dikaji kembali akan menimbulkan pertanyaan lanjutan yang perlu ditanya dengan seksama. Pertanyaan tersebut adalah

• When (Kapan dilaksanakannya?)
• How (Bagaimana melaksanakannya?)
• Why (Mengapa dilaksanakan demikian?)

Berdasarkan pendapat-pendapat yang dikemukakan para ahli diatas, sama halnya dengan perencanaan, komunikasi merupakan sebuah proses penyusunan. Tepatnya, penyusunan pesan-pesan dari seorang komunikator ke komunikan. Komunikasi menekankan adanya kesamaan makna atau saling pengertian antara kedua belah pihak. Apabila menyampaikan suatu gagasan, keberhasilan komunikasi tidak harus dikatakan berhasil jika gagasan tersebut disetujui kedua belah pihak. Namun, komunikasi bisa dikatakan berhasil meski kedua belah pihak hanya sampai memahami gagasan tersebut.

Perencanaan Komunikasi

Setelah memahami pengertian perencanaan dan komunikasi, kita akan lebih mudah memahami apa yang dimaksud dengan perencanaan komunikasi.  Perencanaan Komunikasi adalah proses pemanfaatan berbagai bentuk, metode dan tekhnik komunikasi yang terencana dan terkoordinir untuk mencapai tujuan tertentu di masa yang akan datang.

Fungsi , Jenis, dan Prinsip-Prinsip Perencanaan Komunikasi

Fungsi Perencanaan Komunikasi

Udin dan Abin (2006: 5) merumuskan beberapa fungsi perencanaan, termasuk perencanaan komunikasi, yaitu :

• sebagai pedoman pelaksanaan dan pengendalian
• menghindari pemborosan sumber daya
• alat bagi pengembangan quality assurance
• upaya untuk memenuhi accountability kelembagaan

Perencanaan dipandang penting dan diperlukan bagi suatu organisasi antara lain dikarenakan :

• Dengan adanya perencanaan diharapkan tumbuhnya suatu pengarahan kegiatan, adanya pedoman bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang ditujukan kepada pencapaian tujuan.
• Dengan perencanaan, maka dapat dilakukan suatu perkiraan (forecasting) terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan dilakukan mengenai potensi-potensi dan prospek-prospek perkembangan tetapi juga mengenai hambatan-hambatan dan resiko-resiko yang mungkin dihadapi. Perencanaan mengusahakan supaya ketidakpastian dapat dibatasi sedini mungkin.
• Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang cara yang terbaik (the best alternative) atau kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination).
• Dengan perencanaan dilakukan penyusunan skala prioritas. Memilih urutan-urutan dari segi pentingnya suatu tujuan, sasaran, maupun kegiatan usahanya.
• Dengan adanya rencana, maka akan ada suuatu alat pengukur atau standar untuk mengadakan pengawasan atau evaluasi kinerja usaha atau organisasi. Udin dan Abin (2006 : 33)

Jenis Perencanaan Komunikasi

Udin dan Abin (2006: 167-168) menguraikan beberapa jenis perencanaan:

• Perencanaan Adaptif
• Terjadi karena adanya tanggapan pada suatu pengembangan yang dilakukan secara eksternal. Dalam pengertian sempit, perencanaan itu berarti pemecahan masalah. Perencanaan itu dapat dengan mudah dipahami oleh semua pihak.
• Perencanaan Kontingensi
• Perencanaan kontingensi merupakan pendekatan yang ditujukan untuk menciptakan kondisi yang pengaruhnya dapat dielakkan dan diserap dengan biaya atau kerugian minimal.
• Perencanaan Kompulsif
• Perencanaan kompulsif menentukan perincian mengenai apa yang seharusnya dan apa yang diharapkan dilakukan. Alat utamanya adalah reward (imbalan) bagi yang berhasil dan punishment (hukuman) bagi yang tidak berhasil.
• Perencanaan Manipulatif
• Perencanaan manipulatif mengandalkan berbagai jenis instrumen untuk mendapatkan suatu keuntungan. Alatnya adalah kesepakatan, pertukaran dan mempengaruhi orang lain.
• Perencanaan Indikatif
• Perencanaan indikatif menyebarkan informasi yang dimaksudkan untuk memberi sinyal yang benar kepada individu dengan harapan agar pada gilirannya akan mengambil tindakan yang tepat.
• Perencanaan Bertahap (Incremental)
• Perencanaan bertahap adalah perencanaan yang mengambil langkah pendek, mengoreksi kesalahan saat perencanaan itu dilaksanakan.
• Perencaan Otonomi
• Merupakan perencanaan yang dilakukan sendiri dan bukan sebagai bagian dari perencanaannya.
• Perencanaan Pemuliah/Perbaikan (Amelioratif)
• Perencaaan ini dirancang untuk memulihkan pada keadaan semula, tanpa pertimbangan mengenai apa yang akan terjadi. Tujuannya adalah kembali pada status quo.
• Perencanaan Normatif
• Merupakan perencanaan jangka panjang, perencanaan untuk 25 sampai 40 tahun ke depan. Karakteristik utamanya adalah sifat yang umum, dan fungsinya adalah untuk membentuk pedoman dan arahan untuk perencanaan. Sifatnya menyeluruh sehingga fokusnya adalah pada perencanaan keseluruhan.
• Perencanaan Fungsional
• Perencanaan fungsional memusatkan pada aspek tertentu dari seluruh masalah. Pada dasarnya jenis perencanaan ini sifatnya tersegmentasi tetapi tidak berfungsi sebagai pelengkap dari upaya perencanaan total.

     

Prinsip-prinsip Penyusunan Perencanaan Komunikasi

Dikutip dalam Zulkarnaen (1994: 9-10), Middleton dan Lin (1975) merumuskan tiga prinsip penting dalam menyusun rencana Program komunikasi:

• Perencanaan komunikasi membutuhkan konsultasi (participatory planning)
• Suatu perencanaan merupakan pegangan atau patokan bersama. Karena itu suatu rencana hendaknya merupakan cerminan aspirasi bersama. Rencana yang disusun secara bersama, tentunya akan dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang menyusunnya.
• Perencanaan juga sebaiknya berbagi informasi dengan unsur-unsur yang mewakili khalayak/komunikan, agar sejak awal mereka merasakan bahwa rencana tersebut menjadi milik bersama. Dan tentunya hasilnya juga akan sesuai dengan harapan khalayak/ komunikau dari rencana komunikasi yang kita buat. Intinya libatkan khalayak/komunikan dari rencana kita semaksimal mungkin. Inilah yang disebut dengan participatory planning.
• Fleksibel
• Sebagai patokan dalam melaksanakan kegiatan dalam hal ini rencana komunikasi, maka rencana yang kita susun hendaknya tidak bersifat kaku. Perencanaan yang dibuat hendaknya telah mempertimbangkan beberapa antisipasi-antisipasi akan kemungkinan terjadinya perubahan pada pelaksanaan rencana. Dengan demikian rencana yang kita buat masih bisa dilaksanakan meski dengan penyesuaian. Jika tidak, sangat disayangkan rencana yang Anda buat tidak dapat dijalankan hanya karena tidak fleksibel.
• Jelas dan konkrit
• Pada hakikatnya perencanaan adalah rangkaian proses kegiatan menyiapkan keputusan mengenai apa yang diharapkan, apa yang akan dilakukan dan bagaimana melakukannya. Rangkaian proses kegiatan ini haruslah dibuat dengan jelas dan konkrit. Artinya, rencana yang dibuat mudah dimengerti dan tidak menimbulkan penafsiran yang bermacam-macam.

Prinisp penting perencanaan komunikasi yang diungkapkan Middleton dan Lin lebih diperdalam lagi oleh Udin dan Abin (2006: 53-54). Ada 8 prinsip yang dirumuskan, yaitu:

• Significance, yaitu tingkat kebermaknaan yang tergantung dari kepentingan sosial dari tujuan komunikasi yang diusulkan.
• Feasibility, yaitu kelayakan teknis dan perkiraan biaya merupakan aspek yang harus dilihat secara  realistik.
• Relevance, yaitu konsep relevan mutlak perlu bagi implementasi rencana komunikasi.
• Definitiveness, yaitu penggunaan tekhnik simulasi untuk menjalankan rencana dengan menggunakan data model buatan. Tujuannya adalah untuk meminimumkan kejadian yang tidak diharapkan yang akan mengalihkan sumber daya dari tujuan yang direncanakan.
• Adaptability, yaitu perencanaan haruslah dinamis dan dapat berubah sesuai informasi sebagai umpan balik sistem.
• Time, yaitu siklus alamiah pokok bahasan pada perencanaan, kebutuhan untuk merubah situasi yang tidak dapat dipikul.
• Monitoring, yaitu untuk menjamin rencana berkerja secara efektif.
• Subject Matter, yaitu pokok-pokok bahasan yang akan direncanakan yang terdiri atas sasaran dan tujuan, program, sumber daya, anggaran dan konteks sosial.

Syarat-Syarat Penetapan konsepPerencanaan

Untuk menetapkaan membuat dan melaksanakan sebuah program perencanaan, ada beberapa syarat yang sekiranya penting untuk diperhatikan. Terutama dalam sebuah perencanaan program komunikasi yang berkaitan dengan pembangunan nasional. Zulkarnaen dkk (1994 : 10-12) sedikitnya merumuskan 7 syarat, yaitu :

• Ketersediaan finansial
• Pertimbangan biaya dalam beberapa perencanaan program komunikasi menjadi pokok utama. Tidak bisa dipungkiri, sebuah perencanaan memang memerlukan ongkos dalam penerapannya.
• Kebutuhan nasional dan kebijakan departemen
• Apabila kita membuat sebuah perencanaan program komunikasi yang berkaitan dengan pembangunan nasional, tentulah kita harus memperhatikan kebutuhan nasional saat ini dan kebijakan departemen apa yang bekaitan dengan program kita itu nantinya
• Kebutuhan lokal dan kondisi setempat
• Khalayak di suatu lokasi tentunya memiliki kebutuhan yang berbeda dengan lokasi lainnya. Termasuk keadaan kondisi setiap lokasi. Kedua hal ini penting untuk diperhatikan karena seringkali menjadi pokok permasalahan. Misal, program komunikasi pemanfaatan
• Ketersediaan sumber-sumber (resources) dan fasilitas
• Umumnya yang dimaksud dengan sumber-sumber (resources) dapat dikelompokkan menjadi sumber dalam bentuk sumberdaya manusia (human resources) dan yang non-manusia, seperti sumberdaya alam dan peralatan (tools). Tidak semua sember dapat ditemui dalam satu lokasi, sehingga patut dipertimbangkan faktor ketersediaan sumber dan bagaimana cara memperolehnya.
• Kesegeraan (immediacy) efek terhadap khalayak
• Suatu kegiatan komunikasi ada yang efeknya dapat segera terlihat, ada pula yang memerlukan waktu yang cukup lama untuk mengetahui efeknya. Penentuan kegiatan dengan efek yang mana yang ingin dicapai tergantung pada keperluan ataupun tujuan program yang bersangkutan.
• Kemungkinan respon khalayak
• Dapat diperoleh gambaran berdasarkan pengalaman sebelumnya, namun perencana dapat juga membuat perkiraan bagaimana kemungkinan respon khalayak terhadap kegiatan komunikasi yang direncanakan.
• Pengalaman sebelumnya
• Pengalaman kegiatan komunikasi sebelumnya, baik di tempat yang lain maupun di tempat yang sama dapat dipergunakan sebagai patokan. Gunanya untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan sekaligus berusaha lebih baik dari program sebelumnya.

Langkah-langkah Perencanaan

Kegiatan perencanaan adalah kegiatan yang sistemik, karennya dalam menyusun perencanaan dan pelaksanaan perencanaan memerlukan tahapan-tahapan yang sesuai dengan jenis perencanaan. Ada beberapa model langkah-langkah perencanaan yang ditawarkan para ahli untuk dipilih dan dikembangkan. Banghart dan Trull (1973) mencoba menawari tahapan-tahapan untuk perencanaan yang komprehensif. Tahapan-tahapannya sebagai berikut.

yang perlu dirancang lagi, bagaimana rancangannya dan oleh siapa)

• Proloque
• Pendahuluan atau langkah persiapan untuk memulai kegiatan perencanaan.
• Identyfing planning problems
• Yang mencakup :
• delineating the scope of problem (menentukan ruang lingkup permasalahan perencanaan)
• studying what has been (mengkaji apa yang telah direncanakan)
• determining what has been versus what should be (membandingkan apa yang telah dicapai dan apa yang seharusnya dicapai)
• resources and constraints (sumber daya yang tersedia dan batasannya)
• establishing planning parts and priorities (mengembangkan bagian-bagian perencanaan dan prioritas perencanaan)
• Analyzing planning problem area
• Mengkaji permasalahan perencanaan yang mencakup :
• study areas and systems of sub areas (mengkaji permasalahan atau sub permasalahan)
• gathering date (pengumpulan data), tabulating data (tabulasi data)
• forecasting (proyeksi)
• Conceptualizing and designing plans
• Mengembangkan rencana yang mencakup :
• identifying prevailing trends (identifikasi kecendrungan-kecendrungan yang ada)
• establishing goals and objective (merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus)
• designing plans (menyusun rencana)
• Evaluating plan
• Menilai rencana yang telah disusun tersebut yang mencakup :
• Planning trough simulation (simulasi rencana)
• Evaluating plan (evaluasi rencana)
• Selecting a plan (memilih rencana)
• Specifying the plan
• Menguraikan rencana yang mencakup :
• Problem formulation (merumuskan masalah)
• Reporting result (menyusun hasil rumusan) dalam bentuk final plan draft atau rencana terakhir
• Implementing the plan
• Melaksanakan rencana yang mencakup :
• Program preparation (persiapan rencana operasional)
• Plan approval, legal justification (persetujuan dan pengesahan rencana)
• Organizing operational units (mengatur unit-unit organisasi)
• Plan feedback
• Balikkan pelaksanaan rencana yang mencakup :
• Monitoring the plan (memantau pelaksanaan rencana)
• Evaluation the plan (evaluasi pelaksanaan rencana)
• Adjusting, altering or planning for what, how, and by whom (mengadakan penyesuaian, perubahan atau merancang apa,siapa dan oleh siapa

Sementara John Hopkins University mengembangkan model perencanaan komunikasi yang lebih singkat. Model perencanaan program komunikasi ini telah dikembangkan dalam program Keluarga Berencana. Tahapan-tahapan perencanaannya adalah sebagai berikut.

• Riset, yang terdiri dari penelitian mengenai persepsi khalayak, saluran komunikasi dan sebagainya.
• Rencana, terdiri dari pengembangan pesan dan pemilihan media, dan lain-lain.
• Pengembangan bahan atau materials yang akan digunakan nantinya dalam program komunikasi.
• Ujicoba dan penyesuaian yaitu mencobakan lebih dahulu media atau bahan yang telah dikembangkan, apakah sesuai dengan khalayak dan tujuan yang akan dicapai.
• Implementasi atau pelaksanaan program.
• Monitor, evaluasi dan penyesuaian. Berdasarkan temuan yang diperoleh dari monitoring dan evaluasi dilakukan penyesuaian-penyesuaian dalam rencana.
• Dari beberapa model perencanaan program komunikasi yang sudah dipaparkan diatas, kita dapat melihat msekipun terlihat berbeda, ada beberapa tahapan yang sama di setiap model, seperti :
• Masalah apa yang dihadapi
• Siapa khalayak yang dituju
• Tujuan apa yang ingin dicapai
• Pendekatan apa yang akan digunakan
• Pesan apa yang akan disampaikan
• Media atau saluran apa yang paling tepat
• Evaluasi dan monitoring program